Een incassobureau inschakelen is soms, helaas, nodig

Wanneer je een eigen bedrijf hebt, krijg je er op een gegeven moment mee te maken: je hebt een dienst of product geleverd en je opdrachtgever of klant betaalt niet. Dat komt niet omdat je een klacht hebt ontvangen en de klant wacht met betalen tot deze naar tevredenheid is opgelost. Nee, een klant betaalt gewoon niet. Hartstikke frustrerend natuurlijk. Want jij hebt hard gewerkt om deadlines te halen, producten te leveren en inkoop te doen. Wanneer je klant, ook na diverse aanmaningen, nog niet heeft betaald is het dan toch tijd om een incassobureau in te schakelen.

Hoe gaat het in zijn werk?

Iedereen vergeet wel eens een factuur te betalen. Dat overkomt de beste. Dus stuur je nadat de betalingstermijn is verlopen een betalingsherinnering. In veel gevallen is dat al genoeg om je factuur betaald te krijgen. Het kan echter zijn dat je ook binnen de termijn op de betalingsherinnering nog geen reactie of betaling hebt ontvangen. Is de termijn verlopen? Dan stuur je een tweede herinneringsfactuur. Wacht daar vooral niet te lang mee, jij hebt je geld ook gewoon nodig. Krijg je nu, binnen de gestelde termijn, weer geen reactie? Dan is het tijd om eens te gaan bellen. Gewoon een vriendelijk telefoontje met de vraag wanneer je de betaling mag verwachten. Soms is dit het moment dat je er achter komt dat je, bijvoorbeeld, het verkeerde mailadres hebt gebruikt en dat je klant nooit een factuur van jou heeft gezien. Betaling volgt dan al snel.

Maar je hebt ze ertussen…

Die klanten die je telefonisch niet te pakken krijgt, die niet reageren op brieven en mails… Dan zul je verdere maatregelen moeten gaan nemen. Je stuurt dan een "ingebrekestelling". Het best stuur je deze per post en een kopie via de mail. Hierin geef je aan dat je, wanneer er niet binnen de gestelde tijd wordt betaald, een incassobureau zal worden ingeschakeld en dat de kosten hiervan voor rekening van de klant zullen zijn.

En dan schakel je een incassobureau in

Zij zullen altijd, net als jij, in eerste instantie vriendelijke brieven en mails sturen en proberen telefonisch contact te krijgen. Een incassobureau kan bijvoorbeeld een voorstel tot een betalingsregeling doen. Dit is vaak een succesvol middel. Door bepaalde termijnen af te spreken, geef je je klant de ruimte om de hoge factuur in delen af te betalen en krijg jij alsnog je geld. Dit is voor beide partijen vaak de meest succesvolle oplossing.

Geef een reactie